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Videoconferencia. Ventajas y oportunidades de las reuniones virtuales

Una videoconferencia, que hasta no hace mucho tiempo, veíamos solamente en las películas de ciencia ficción, es, cada día más, un medio de comunicación habitual entre las personas y las empresas.

El coste de los primeros equipos de video-conferencia restringía su utilización a las altas esferas del poder y a las grandes empresas, que podían permitirse disponer del equipamiento necesario.

Hoy en día, la mejora de las comunicaciones, el abaratamiento de los equipos e Internet, han permitido que, cualquier persona o empresa que disponga de un ordenador conectado a Internet,  pueda realizar videoconferencias con otras personas o empresas de todo el mundo.  Esto supone una nueva vía de comunicación que permite el establecimiento de relaciones cara a cara con personas y empresas de todo el mundo, de manera rápida, sencilla y eficaz, asequible tanto para las grandes empresas, como para las pequeñas e incluso, para las personas autónomas.

Si se dispone del equipamiento o la aplicación informática adecuada, además, es posible realizar video-conferencias multipunto, es decir, permite la celebración de reuniones virtuales entre personas que se encuentran tres o más lugares diferentes.

Mantener reuniones a través de videoconferencia te permitirá evitar desplazamientos innecesarios y, por tanto, ahorrar tiempo y dinero.

Además de esta reducción de costes, también contribuye al bienestar de las personas trabajadoras, ya que reduce el número de horas de jornada laboral y extralaboral necesarias para realizar viajes, y les permite conciliar su vida personal y laboral con mayor facilidad.

1. ¿Qué necesitas para poder realizar una video-conferencia?

Puedes realizar video-conferencia desde tu propio equipo informático, si dispones de las aplicaciones adecuadas y además cuentas con un sistema de sonido y una webcam (cámara de vídeo para Internet).

Para esto, existen infinidad de aplicaciones informáticas: desde los más utilizados programas de mensajería instantánea (como Messenger o Skype) que permiten con gran facilidad la videoconferencia entre dos puntos, a servicios web que facilitan las conferencias multipunto.

Estas aplicaciones informáticas te permitirán además, disponer de herramientas adicionales para compartir archivos, mostrar presentaciones y datos, o incluso guardar una grabación de la reunión para su visualización y utilización posterior.

Equipamiento específico:

Si vas a realizar un uso intensivo de la videoconferencia, quizás quieras plantearte la posibilidad de adquirir un equipamiento específico para ello.

Estos equipos, suelen estar compuestos por una cámara de vídeo motorizada, que puede ser manejada a través de un mando a distancia para enfocar a distintas personas, abrir o cerrar el encuadre, etc, una pantalla o medio de visualización (televisión, monitor, o cañon proyector, por ejemplo para ver al resto de interlocutores e interlocutoras) y un equipo de comunicaciones que debe ser conectado a una línea RDSI o directamente a Internet. De éste tipo de conexión dependerá el modo de establecer las llamadas con tus interlocutores o interlocutoras: si se basa en RDSI, solamente tendrás que marcar el número de teléfono de la persona con la que quieres hablar. Si el sistema trabaja sobre Internet, deberás conocer su dirección IP.

También existe la posibilidad de establecer una multi-video-conferencia (una videoconferencia en la que participan más de dos ubicaciones), a través de un servicio multipunto. En este caso todos y todas las integrantes de la reunión deben conectarse a este servicio que actuará como intermediario.

Si no dispones de equipamiento específico, puedes recurrir a entidades que ofrecen el alquiler de “despachos virtuales” o servicios de videoconferencia. En Asturias, la mayoría de Centros de Empresas disponen de equipos de Videoconferencia y de un servicio de multipunto que puedes utilizar para tus propias comunicaciones.

Aplicaciones informáticas para la video-conferencia:

Para poder aprovechar las ventajas de la videoconferencia, no es necesario actualmente adquirir un equipo específico. Basta con tu ordenador personal, una webcam, un micrófono y unos altavoces o auriculares, y una aplicación informática que te facilite la comunicación.

Las posibilidades son enormes: desde las aplicaciones de mensajería instantánea más utilizadas (como Messenger o Skype) a servicios a través de portales web que te permitirán crear salas de reuniones sin necesidad de que tus interlocutores e interlocutoras dispongan de una aplicación específica instalada en sus equipos, como meeting24.tv, EkkoTV y TokBox  entre otros.

2. Aplicaciones de la video-conferencia

Con las videoconferencias, es posible organizar una reunión o una conversación cara a cara con cualquier persona en tan sólo unos minutos y eliminan la necesidad de desplazamientos. En el entorno empresarial tienen múltiples aplicaciones, entre las que podemos destacar:

• Reuniones periódicas entre empresas colaboradoras, con asociaciones u organizaciones.
   
• Reuniones virtuales de negocios.
   
• Gestión de equipos.
   
• Presentación de propuestas y productos.
   
• Realizar entrevistas de trabajo.
   
• Teletrabajo.
   
• etc.

Si no dispones de equipamiento específico, puedes recurrir a entidades que ofrecen el servicio de videoconferencia multipunto. En Asturias, la mayoría de Centros de Empresas disponen de equipos de Video-Conferencia y de un servicio de multipunto que puedes utilizar para tus propias comunicaciones.

3. Beneficios y oportunidades

Los principales beneficios que aporta la videoconferencia al entorno empresarial son:

• ahorro de tiempo: no es necesario dedicar varias horas a viajar, para mantener una reunión.
   
• ahorro de costes: ya que evita el uso de aviones, hoteles, desplazamientos por carretera u otros medios de comunicación.
   
• mejora en la conciliación de la vida personal y familiar: ya que permiten mantener reuniones y conversaciones desde cualquier lugar, y ser utilizado como herramienta de comunicación para facilitar el teletrabajo.
   
• beneficio ecológico: ya que se reduce la necesidad de viajes, y en consecuencia la reducción de consumo energético y emisión de CO2.

En cuanto a las oportunidades que ofrece un sistema de videoconferencia a una pequeña empresa o a los autónomos y las autónomas podemos destacar la posibilidad de mantener reuniones y conversaciones cara a cara con personas y empresas en cualquier lugar del mundo, y todo lo que eso supone en cuanto a posibilidades de negocio, colaboraciones o expansión del negocio.

Enlaces de interés

Portal del Principado de Asturias para personas autónomas y emprendedoras: www.autonomoastur.net.

Diccionario terminológico

• Dirección IP: número que identifica a cada equipo o dispositivo dentro de una red.
   
• RDSI: acrónimo de Red Digital de Servicios Integrados, procede de la evolución de la red telefónica para ofrecer conexiones digitales y permitir la integración de diferentes servicios en un único acceso.
   
• Webcam: una cámara web, o webcam, es una pequeña cámara de vídeo digital que, conectada al ordenador permite capturar imágenes y transmitirlas a través de Internet.