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Tu información a buen recaudo. Copias de seguridad remotas

En la Sociedad de la Información en la que nos encontramos, los datos que manejamos, consultamos y almacenamos en formato digital, tanto en nuestra vida cotidiana como en nuestro trabajo, no paran de crecer.

La necesidad de almacenar cada vez más volumen de información ha llevado a que ls dispositivos de almacenamiento, ofrezcan cada vez más capacidad a menor precio y a que las empresas comiencen a ofrecer nuevos servicios para el almacenamiento y la realización de copias de seguridad de tus datos en servidores remotos.

En el mundo empresarial es de gran importancia que, desde que las herramientas informáticas se introducen en el negocio, se establezca una buena política de copias de seguridad, que permita que toda la información importante del mismo, se pueda recuperar en caso de ocurra cualquier tipo de incidente (avería en los equipos, corrupción de la información, robo, inundación, etc.), que pueda dañar o hacer ilegible la misma.

1. Define tu procedimiento de copia de seguridad

El primer paso a dar para definir un buen procedimiento de copias de seguridad, es seleccionar qué datos son importantes para la empresa, dónde se encuentran y con qué periodicidad se deben realizar copias de seguridad de los mismos.

El soporte idóneo para realizar estas copias dependerá de diferentes factores, como el volumen de información que se debe salvaguardar, la periodicidad con la que se realizarán estas copias, la estructura informática de la empresa, etc.

Sea un CD, un DVD, un disco duro externo, disco ZIP, JAZ, pendrives, cualquier soporte físico capaz de almacenar datos externamente al propio sistema informático que contiene los archivos originales puede ser adecuado en función de las características de cada empresa.

Cómo hacer las copias de seguridad:

Las copias de seguridad de tus datos se pueden realizar de diferentes maneras:

• De manera manual o automatizada: en función de si las copias las hará una persona que copiará todas aquellas carpetas que contengan datos a salvaguardar de manera manual, o se instalará y configurará una aplicación informática específica que no requiera de la intervención de una persona para realizarlas.
   
• Copias íntegras o diferenciales: en el primer caso, se copiará toda la información que contienen las carpetas. En las copias diferenciales (que habitualmente se realizan con aplicaciones informáticas y no de manera manual), se comparan los archivos existentes con los que hubiera en la copia de seguridad anterior, para copiar solamente los nuevos o los que hayan sido modificados. De este modo, el procedimiento requerirá de mucho menos tiempo.

 Documenta el procedimiento:

El procedimiento a seguir para realizar las copias de seguridad debe quedar documentado, para que puedas recurrir a él cada vez que sea necesario. En este documento, debes recoger aspectos como:

• Información que debe ser copiada y dónde se encuentra.
   
• Qué tipo de información contiene (ya que en función de esto, puede ser necesario dotar a los soportes de copia de seguridad de mayor o menor protección contra pérdidas o accesos indebidos).
   
• Periodicidad con la que se realizan las copias (ten en cuenta que la LOPD establece que se deben realizar como mínimo, semanalmente).
   
• Dónde se van a almacenar los soportes que contienen las copias de los datos y con qué medidas de seguridad.
   
• La persona responsable de la realización de las copias.
   
• Procedimiento de restauración de la información (en caso necesario).

Chequea las copias:

No basta con realizar regularmente los pasos definidos en el procedimiento de copias, además, periódicamente debes verificar las copias que has realizado, para asegurarte de que los soportes en los que se almacenan no están deteriorados o defectuosos y no han perdido o dañado tu información.

 2. Copias de seguridad remotas

Internet y las mayores velocidades de transferencia que permite hoy en día, han dado lugar a que surjan múltiples ofertas que permiten a usuarios y usuarias almacenar remotamente su información: desde soluciones de pago, hasta servicios gratuitos en grandes compañías.

Con el incremento del ancho de banda, de los dispositivos portátiles y de los accesos a internet a través de móvil, que permiten a las personas conectarse en cualquier momento y desde cualquier lugar, está cambiando la manera de concebir el manejo y almacenamiento de la información, que cada vez más, reside y se gestiona en “la nube”, es decir, en servidores de Internet accesibles desde cualquier lugar y a cualquier hora.

En este contexto, cada vez más empresas ofrecen servicios de almacenamiento remoto y backup online. Entre ambos servicios hay una pequeña diferencia: el primero asegura que podremos acceder a nuestros archivos en cualquier momento y desde cualquier lugar, mientras que el segundo tiene como objetivo asegurar los datos que contiene.

Utilizar un servicio de backup remoto, ofrece a las empresas una serie de ventajas con respecto a los soportes tradicionales, entre las que podemos destacar:

• Mayor seguridad: ya que evita la necesidad de almacenar de manera segura los soportes de datos que contienen las copias de seguridad, y estas se encuentran siempre en una sede diferente a la de la empresa y a salvo de incidentes como inundaciones, incendios o robos, evitando la necesidad de transportar físicamente los soportes convencionales.
   
• No requiere la intervención del usuario o la usuaria: se evita la necesidad de que una persona realice las copias, etiquete y almacene los soportes o ejecute los pasos necesarios de manera manual.
   
• Más agilidad. Las cintas de almacenamiento, CD, DVD, y otro tipo de soportes de datos, no permiten que la información pueda ser recuperada en cualquier momento y desde cualquier lugar, ya que primero hay que tener acceso a estos soportes. Las copias online permiten un acceso más ágil a la información almacenada, y desde cualquier lugar en el que se disponga de conexión a Internet.
   
• Fácil escalabilidad: puede resultar complicado predecir las necesidades de almacenamiento que tendrás a corto o largo plazo. Si además tu actividad profesional se relaciona con la fotografía, la creatividad o el multimedia, la capacidad de almacenamiento que necesitarás será muy grande. Las copias online te permitirán incrementar el espacio para guardar tus datos, a medida que crecen tus necesidades.

Enlaces de interés

Portal del Principado de Asturias para personas autónomas y emprendedoras: www.autonomoastur.net.

Software gratuito para automatizar las copias de seguridad:

• Cobian backup: http://www.cobian.se
   
• SyncBack: http://www.2brightsparks.com/synckback

Diccionario terminológico

• Copia de seguridad o backup: realización de copias de los datos con la finalidad de que puedan ser utilizadas para restaurar la información original si ésta fuera dañada o se perdiera.
   
• Corrupción de datos: se refiere a los errores en los datos que se producen durante la transmisión o lectura, introducción de modificaciones no deseadas, etc. y que provocan que el archivo afectado sea ilegible o irrecuperable.
   
• Disco ZIP: los discos ZIP, utilizados en las unidades ZIP, son dispositivos de almacenamiento mageneto-óptico, que pueden tener capacidades de entre 100 y 750 MB, y que fueron muy utilizados en los años 90.