10 ideas TIC contra la crisis (2ª parte)

Para hacer frente a la crisis económica, las Tecnologías de la Información y la Comunicación ofrecen diferentes herramientas que sirven para reducir gastos, ahorrar tiempo y hacer más visibles nuestros productos o servicios. En otras palabras colaborar a que nuestro negocio sea más competitivo en el mercado.

En la ficha anterior, se habían explicado cinco ideas TIC para combatir la crisis, es por ello que, a continuación, se exponen otras cinco.

6. Recurrir al teletrabajo.

Muchas veces se relaciona el teletrabajo con el trabajo a domicilio. Sin embargo hoy día esta percepción ha cambiado y el teletrabajo se asocia al uso de medios informáticos para comunicarse con la clientela y/o los compañeros y compañeras de trabajo, para el envío de resultados, e incluso, el desarrollo de tareas fuera del centro de trabajo.

Todo esto es posible gracias a Internet ya que hace posible que la ubicación de la persona no tenga tanta importancia, siendo fundamental la conexión a la Red.

El teletrabajo exige que la empresa adecue su estructura informática para que parte de personal trabajador pueda llevar a cabo sus tareas desde cualquier lugar con conexión a Internet. Por eso en multitud de ocasiones, se combina con soluciones de movilidad.

¿Qué herramientas TIC podemos usar para teletrabajar?

a. Escritorio remoto.

Es un sistema que permite el acceso a un ordenador desde otro a través de una conexión a Internet. De este modo, una persona puede trabajar con un segundo ordenador como si se estuviese delante de él y utilizar sus programas, documentos, periféricos, etc.).
La importancia de usar un escritorio remoto radica en que:

Hace posible el teletrabajo.

Evita llamadas telefónicas o desplazamientos en caso de que surja la necesidad de consultar la información que contiene un PC ubicado en otra localización.

Agiliza las gestiones.

En caso de necesitar soporte técnico, supone un ahorro económico y de tiempo importantes ya que el personal técnico especializado no tiene que desplazarse y puede resolver la incidencia de forma on-line.

Existen numerosas soluciones de escritorio remoto en el mercado y es por ello que debemos seleccionar aquella que mejor se adecue a nuestra necesidades y presupuesto.

b. Red Privada Virtual.

También se la conoce con el acrónimo VPN. Este tipo de redes permiten que un ordenador pueda acceder, a través de Internet, a la red local de la empresa con independencia de su localización y en las mismas condiciones que si estuviese en la oficina.

TIC Consejo: Si implantas el teletrabajo…

Ten en cuenta que si bien conlleva múltiples beneficios también lleva aparejadas importantes implicaciones organizativas.

Así por ejemplo, aparece un cambio de modelo de relaciones laborales (un trabajador no tiene porque estar forzosamente en el centro de trabajo), exigirá una mayor planificación y seguimiento de actividades y es necesario disponer de una infraestructura informática fiable.

7. Implantar una intranet.

Muchas veces se asocia una intranet con un repositorio documental cuando en realidad es un conjunto unificado de herramientas TIC, como correo electrónico, sistemas de debate on-line, repositorio documental, directorio de contactos, herramientas de gestión compartidas, calendarios actualizables, etc.

El principal requisito es que todo este conjunto de aplicaciones interactúe bajo un entorno común integrado. Es decir, una intranet no tiene que tener de todo; tiene que tener todo aquello que desde la empresa se estime necesario.

Las intranets además cuentan con una característica que fomenta su uso: su interfaz de uso es la misma que la de los navegadores web. Esto quiere decir que a una persona habituada a utilizar Internet y que ya conoce la estructura de carpetas y archivos le resultará muy intuitivo utilizar una intranet.

De este modo, la intranet se convierte en una herramienta fundamental a la hora de clasificar, compartir y distribuir internamente la información. Además, su implantación previene del intercambio masivo de información a través del correo electrónico y sus consecuencias: errores, pérdidas de información, utilización de versiones antiguas de un documento, etc.

TIC Consejo: Si tienes varias oficinas…

Si una empresa tiene varias oficinas por el territorio, la información estará siempre más accesible y actualizada si existe una única base documental en la intranet.

De este modo, cualquier persona trabajadora puede, por ejemplo, acceder a la última versión de un determinado documento o buscar una determinada información.

8. Aprovechar las bondades de cada sistema operativo.

En el mercado existen infinidad de aplicaciones pero, en ocasiones, el uso de algunas está restringido a un determinado sistema operativo: Windows, Mac OX, Linux,…

Una solución a este problema es la virtualización, es decir, un conjunto de técnicas informáticas que permiten que en un ordenador puedan convivir simultáneamente varios sistemas operativos y aprovechar así las ventajas de cada uno de ellos. En otras palabras, nos permite instalar programas que nos son útiles en Windows, y a la vez tener programas que nos son útiles en Linux, por ejemplo, sin mayores inversiones.

Otra ventaja es que no es necesario adquirir otra máquina adicional para hacer pruebas y que su uso no perjudica a las aplicaciones que ya tengo en funcionamiento.

La única exigencia de la virtualización es que el personal trabajador necesita formación para su uso correcto.

Existen múltiples soluciones en el mercado VMWare, Suse Xen, Citrix Xen, Parallels, MS Hyper-V, etc.

En resumen, la virtualización es una tecnología con grandes posibilidades en el mundo empresarial siempre que se evalué previamente la necesidad de su implantación.

9. Realizar actividades de marketing on-line.

El marketing on-line es una adaptación de las actividades de promoción y publicidad al nuevo entorno y herramientas que ofrece Internet.

El incremento de personas y empresas que usan la Red, hace posible la aparición de nuevas plataformas publicitarias que facilitan, por un lado, el acceso a información sobre nuestro negocio y, por otro, incrementar el número de contactos con clientela potencial, nuevas empresas proveedoras e, incluso, otras del mismo sector con las que alcanzar acuerdos (por ejemplo, a la hora de comprar un determinado producto y así lograr un descuento en el precio).

De este modo, un pequeño negocio puede aumentar las ventas de sus productos y/o servicios y reforzar su imagen de marca.
Esta modalidad de marketing destaca por sus altas posibilidades de segmentación, por su bajo coste relativo y por la facilidad a la hora de realizar análisis en tiempo real de una campaña.

10. Implantación y uso de del certificado digital.

El certificado digital es un documento electrónico que confirma la identidad de una persona o empresa que lo utiliza para realizar una comunicación por vía telemática.

Su ventaja más evidente es el ahorro en importantes ahorros de tiempo ya que reduce el número de desplazamientos. Asimismo, mejora las relaciones con las Administraciones Públicas, la cliente y las empresas proveedoras, siendo el primer paso para la implantación de la facturación electrónica.

El tiempo, un recurso muy escaso

En las empresas existe un fenómeno denominado ladrones de tiempo, son imprevistos, pequeñas disfunciones o malos hábitos que nos van restando fracciones de nuestro tiempo y cuya suma puede llegar a ser considerable. Ser conscientes de su existencia favorece que implantemos medidas que reduzcan su impacto en la actividad empresarial.

Algunos de los ladrones de tiempo más conocidos son: comunicación ineficaz o improductiva a través del correo electrónico, resistencia al cambio tecnológico, recepción de correo no especialmente deseado (spam, boletines, publicidad, etc.), acceso prolongado y no productivo a la web,…

Diccionario tecnológico

Interfaz de uso: es la forma en las que las personas usuarias pueden interactuar con un ordenador.
Spam: también conocido como correo basura, son e-mails que se reciben sin haber sido solicitados, normalmente su contenido es publicitario y son enviados de forma masiva.