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Aplicaciones web para gestionar tu tiempo

El tiempo es oro en tu trabajo como autónomo o autónoma Y no puedes permitirte el lujo de desperdiciarlo. Para optimizar tus costes y conocer tus beneficios, debes conocer el tiempo que dedicas a cada una de las tareas que supone tu actividad profesional, así podrás también saber el coste que supone cada trabajo que realices, y optimizar los costes y los beneficios.

Por ese motivo, un factor que debes controlar es el tiempo que tardas en hacer un determinado trabajo o encargo. Si para un trabajo determinado facturas dos horas pero lo finalizas en cuatro, corres el riesgo de sobrecargarte y no poder atender a todos los frentes. Si, por el contrario, lo terminas en una sola hora, posiblemente tu precio no sea tan competitivo como el de la competencia.

En este importante punto las nuevas tecnologías te pueden ayudar a descubrir y controlar el tiempo que dedicas a cada una de tus tareas, para que conozcas mejor tus ritmos, puedas facturar con mayor precisión y sepas bien cuánto trabajo puedes aceptar al mismo tiempo.

Estas aplicaciones requieren de tu colaboración, puesto que debes iniciar y parar el cronómetro cada vez que dejas de trabajar en una tarea en concreto para que realmente merezcan la pena. Este tipo de software suele proporcionar informes que te permitirán visualizar después cuánto tiempo has dedicado a cada trabajo a lo largo del lapso de tiempo que establezcas.

Entre estos programas puedes encontrar algunos que se usan como aplicaciones web, es decir desde un servidor y a través del navegador, mientras que otros se instalan en el ordenador a la manera tradicional. Las aplicaciones web tienen la ventaja de que se pueden manejar desde varios dispositivos, sin tener que atarse a un sólo ordenador.

Si sueles moverte mucho y variar de ordenador o de dispositivo de acceso (del PC, al portátil, de ahí al móvil, etcétera), suponen la mejor alternativa. Los convencionales se destinan para aquellos que trabajan la mayor parte del tiempo desde el mismo ordenador. Éstos son algunos de los programas que te pueden ayudar:

1. Aplicaciones web

• Toggl (http://www.toggl.com/): Es una opción versátil porque se puede instalar en el ordenador o manejar desde la Web con los datos sincronizados en ambos tipos de acceso. Permite dividir los trabajos por cliente o proyecto y por las tareas que lo componen, con lo que el control resulta exhaustivo. Además, puedes dar acceso a los clientes para que vean el progreso del trabajo.
   
• SlimTimmer (http://www.slimtimer.com/): Se trata de uno de los más simples y útiles para realizar esta tarea. El servicio básico es gratuito y se maneja desde su sitio web mediante una pequeña ventana vertical. Se pueden añadir colaboradores o colaboradoras aunque de una manera básica, ya que añade el tiempo que trabajan pero no lo desglosa.
   
• Tick (http://tickspot.com/ ): Esta aplicación se diferencia de las demás puesto que, en lugar de tener un cronometro hacia adelante, cuenta hacia atrás en función del tiempo previamente destinado a cada proyecto o tarea. Para obtener la máxima utilidad se necesita saber de antemano cuánto se tarda en hacer cada trabajo, para luego conocer si se está cumpliendo con lo estimado.

2. Aplicaciones para instalar en el ordenador

• Klok (http://www.getklok.com/): Se instala mediante Adobe Air. Se diferencia de los demás en que ofrece una vista de calendario integrada y se pueden distinguir por colores las horas que se han dedicado a cada uno de los proyectos o tareas de los mismos. Este programa permite ajustar las horas que se han trabajado para los casos en que se te haya olvidado activar el cronometro y también facilita que insertes comentarios sobre las incidencias que se hayan producido. En su versión de pago incluye la importación de reuniones automática de Google Calendar y de Microsoft Exchange para contabilizar el tiempo que se ha tardado en las mismas.

3. Gestiona las tareas pendientes

Las nuevas tecnologías también ayudan a los autónomos y a las autónomas en la gestión de las tareas pendientes. Se trata de organizar todo lo que esté por hacer y otorgar la prioridad adecuada a cada uno de los encargos para cumplir en el plazo establecido con todo lo acordado. Se trata de una buena manera de tener presentes en todo momento los trabajos pendientes y de realizarlos de manera más efectiva y productiva.

En Internet se pueden encontrar varios programas especializados en este fin. Entre los más populares nos encontramos:

• Remember the Milk (http://www.rememberthemilk.com), que ofrece la posibilidad de clasificar las tareas según su prioridad y envía recordatorios por correo electrónico, mensajes cortos de móvil o de mensajería instantánea cuando llega el momento de su cumplimiento.  Se combina con los mapas de Google y permite exportar los trabajos pendientes en el formato estándar de los calendarios, el iCal. Además, se puede usar sin conexión a Internet pero desde el navegador si instalas en el navegador Gears, la aplicación rica de Internet de Google.
   
• Google Calendar (http://www.calendar.google.com) además de ser una agenda web incluye una gestión sencilla de tareas, a través de un calendario especial dedicado sólo a los trabajos y acciones previstas para el futuro, con la ventaja de que se puede combinar con facilidad con las demás citas y tener un panorama claro de los siguientes días.
   
• Minitask (http://minitask.betriebsraum.de ), es algo más sencillo y minimalista y se debe instalar en el ordenador a través de Adobe Air. Permite llevar un registro de las tareas pendientes y marcar las que ya están realizadas. Además, facilita alarmas para recordar las tareas más urgentes.  

4. Apunta notas interesantes

Otro tipo de programas que te puede ser de ayuda son los que te permiten apuntar notas sobre ideas que se te ocurran o guardar los documentos interesantes que encuentres en Internet. Con frecuencia, las mejores ideas surgen en los momentos más imprevistos y para estas situaciones te puedes apoyar en las nuevas tecnologías para capturarlas y posteriormente clasificarlas.

Evernote (http://www.evernote.com/) es el mejor ejemplo entre el software de esta categoría. Se puede manejar desde un ordenador, desde un teléfono móvil o desde su sitio web a través del navegador, para no perder ninguna oportunidad de anotar lo que se te pase por la cabeza.

Facilita que apuntes mediante "copiar y pegar" los datos más relevantes de las páginas web que te inspiren, incluidas las fotografías, las direcciones web o los vídeos y también puedes dejar grabaciones de voz, si prefieres este método sobre la escritura. Todas las notas se pueden dividir en diferentes libretas, en función de los temas, y cada una de ellas admite etiquetas para favorecer las búsquedas posteriores.

Enlaces de interés

Portal del Principado de Asturias para personas autónomas y emprendedoras: www.autonomoastur.net.

Diccionario terminológico

• Aplicación web: Se trata de un programa que no se instala en el ordenador, como los convencionales, sino que funciona a través de Internet desde un servidor. Se maneja mediante el navegador, entrando con un nombre de usuario y contraseña.
   
• Aplicación rica de Internet: Es una mezcla entre aplicación web y programa de escritorio convencional, que combina lo mejor de ambos tipos de programas. La más extendida es Adobe Air, que se puede instalar en los sistemas operativos más populares y sirve de base a numerosas aplicaciones. Google tiene la suya propia, denominada Gears.